Saya mungkin bukan orang yang berpengalaman banyak dalam berorganisasi, tapi kali ini saya mau membagi pengetahuan yang saya dapat selama menggeluti organisasi mahasiswa. Ini salah satu materi yang saya buat untuk upgrading kepengurusan dalam pembekalan di LDKM salah satu organisasi.

Dalam berorganisasi mahasiswa pasti memiliki program kerja. Program kerja dapat berupa event atau sebuah acara. Untuk kelancaran membuat sebuah acara dibentuk kepanitian yang memiliki job desk berbeda dengan garis koordinasi yang jelas. Berikut ini beberapa komponen kepanitian yang akan dijabarkan akan tetapi mungkin tidak sama dengan organisasi lain yang ada.

1. Ketua Pelaksana
Ketua pelaksana adalah seorang pemimpin kepanitiaan. Ketua pelaksana bertanggung jawab atas keseluruhan dalam acara dari awal sampai akhir. Kepanitiaan dibentuk dan dipilih oleh ketua pelaksana. Ketua Pelaksana merencanakan acara bersama dengan seluruh panitia, dimana ketua pelaksana memiliki wewenang untuk memutuskan dengan kebijakan dan kewenangan yang dimiliki. Ketua pelaksana mengatur dan membagi tugas untuk setiap komponen kepanitiaan demi kelancaran acara. Ketua pelaksana harus mengontrol setiap jobdesk yang dilakukan seluruh panitia. Dalam rapat yang mempimpin adalah ketua pelaksana.
2. Sekertaris
Semua hal mengenai administrasi dikerjakan oleh sekertaris. Pembuatan proposal, surat menyurat, sampai laporan pertanggung jawaban untuk format yang benar sekertaris yang mengerti. Dalam rapat sekertaris yang akan mencatat semua hasil pembahasan sampai dengan absensi kepanitiaan. Mengenai dokumen penting untuk acara ada di sekertaris.
3. Bendahara
Bendahara bertanggung jawab mengenai anggaran dalam acara. Bendahara merencanakan anggaran dari pemasukan dan pengeluaran yang dibutuhkan, laporan keuangan acara, sampai bukti pembayaran, dan manajemen keungan yang dilakukan.
4. Seksi Acara
Dalam sebuah seksi biasanya terdiri dari beberapa orang yang memiliki satu koordinator seksi untuk mempermudah koordinasi kepanitiaan. Untuk seksi acara, ini bisa dibilang otaknya acara. Seksi acara bertugas untuk merencanakan acara, menyusun acara, dan menejemen waktu acara. Seksi acara yang paling mengerti bagaimana jalannya acara, mengkoordinasikan setiap seksi untuk menjalankan acara dengan lancar.
5. Seksi ATP (Akomodasi, Transportasi, Peralatan atau Perlengkapan)
Seksi ATP bertugas menyiapkan semua perlengkapan yang dibutuhkan dalam acara, termasuk menyiapkan akomodasi dan transportasi. Biasanya Seksi ATP memiliki banyak pengetahuan mengenai tempat penyewaan peralatan, akomodasi , transportasi.
6. Seksi Humas (Hubungan Masyarakat)
Seksi humas biasanya memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan mudah dengan banyak orang. Karena tugas seksi humas adalah yang berhungan dengan orang-orang untuk menyampaikan informasi mengenai acara dengan tujuan tertentu. Untuk perihal mengundang orang untuk menjadi objek acara atau peserta secara langsung ini andalannya seksi humas.
7. Seksi PDD (Publikasi, Dekorasi, Dokumentasi)
Seksi PDD biasanya memiliki kemampuan dalam desain, fotografi, dan media sosial. Untuk tugas dalam Publikasi berbeda dengan seksi humas, publikasi acara dilakukan melalui media untuk memperbanyak akses. Tugas dekorasi disini membutuhkan kreatifitas dan desain yang cukup. Tugas Dokumentasi dilakukan saat acara berlangsung yaitu mendokumentasikan acara. (lebih lengkap kesini yaa PDD / Pubdekdok)
8. Seksi Konsumsi
Semua perihal makanan untuk keberlangsungan acara dikerjakan oleh seksi konsumsi. Biasanya seksi konsumsi mengetahui tempat-tempat makanan yang enak dan ekonomis. Manajemen pengaturan tentang konsumsi juga dikerjakan oleh seksi konsumsi.
9. Seksi Koordinator lapangan
Terkadang ada beberapa acara yang membutuhkan koordinator lapangan karena acara yang dilaksanakan di ruang terbuka dengan jumlah peserta yang tidak sedikit. Untuk mengkoordinasikan banyak orang diruang terbuka ini tugasnya koordinator lapangan. koordinator lapangan harus mengetahui acara sama seperti seksi acara tetapi khusus untuk koordinator lapangan yang akan eksekusi di lapangan selama acara berlangsung.
10. Seksi Kebersihan dan Keamanan
Sudah jelas tugas seksi kebersihan dan keamanan adalah yang bertanggung jawab mengenai kebersihan dan keamanan acara.
11. Seksi Kerohanian
Terkadang juga ada beberapa acara yang membutuhkan seksi kerohanian untuk acara yang didalamnya ada ibadah. Seksi kerohanian bertanggungjawab mengenai koordinasi dan manajemen ibadah, tempat dan fasilitas juga tentunya.
12. Seksi Danus (Dana dan Usaha)
Seksi Danus biasanya untuk acara yang membutuhkan dana yang cukup besar dan pemasukan yang kurang. Biasanya seksi danus bertugas mengenai mencari sponsorship untuk mendapatkan dana demi berlangsungnya acara sesuai dengan rencana. Bisa juga melakukan usaha lain tentunya yang halal dan menghasilkan dana yang bisa digunakan untuk acara.

Share this :

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Related Posts

Begin typing your search term above and press enter to search. Press ESC to cancel.

Back To Top